Was macht eigentlich . . .?
Den Aufbau und rechtlichen Rahmen der Stadt Rheinstetten regelt die Gemeindeordnung bzw. die Hauptsatzung der Stadt Rheinstetten. Gearbeitet wird in der Verwaltung üblicherweise in Dienststellen und Ämtern, die unterschiedliche Sach- und Fachbereiche betreuen. Während der Oberbürgermeister, aber auch einzelne Mitar-beiter/-innen in der Verwaltung, aufgrund ihrer Aufgaben in der Öffentlichkeit stärker wahrgenommen werden, verrichten auch viele andere Bedienstete in der Verwaltung wichtige Arbeiten, die jedoch oft „im Verborgenen“ bleiben. Dies ist für die Stadtverwaltung Grund genug, um diese Teile der Arbeit in unserem Mitteilungsblatt in einer unregelmäßigen Artikelserie auch einmal stärker ins Blickfeld zu rücken. Heute informieren wir über die Stadtkasse. Viel Freude beim Lesen – Ihre Stadtverwaltung.
Was macht eigentlich die Stadtkasse?
Zwischen Zehneuroschein und Zahllauf
„Wo kann ich denn meine Grundsteuer bezahlen?“, fragt Frau Deck die Mitarbeiterin im Bürgerbüro am Rösselsbrünnle. „Ganz oben im 3. Obergeschoss, direkt gegenüber vom Fahrstuhl“, erklärt diese. Nicht nur Bareinzahlungen, sondern auch alle anderen Geldzahlungen der Stadt Rheinstetten laufen über die Stadtkasse. Diese werden täglich verbucht. Sind alle erforderlichen Daten auf dem Überweisungsträger, erfolgt die Verbuchung automatisch. Alle Zahlungseingänge ohne Betreff oder mit sonstigen Fehlern müssen manuell bearbeitet werden. Hier ist viel Geduld und Genauigkeit erforderlich, insbesondere wenn auf dem Überweisungsbeleg das Buchungszeichen vergessen wurde, einen Zahlendreher enthält oder der überwiesene Betrag nicht mit der offenen Forderung übereinstimmt. Laut einer kürzlich im Gemeinderat präsentierten Statistik betrug die Zahl der manuell zugeordneten Verbuchungen im Jahr 2018 insgesamt 8.431.
Hinter den Einnahmen und Ausgaben stecken viele kommunale Aufgaben. Da geht es z.B. um Kinderbetreuung, Jugendarbeit, Kultur, Sicherheit und Ordnung, Bauarbeiten, Stadtplanung, Soziales und vieles mehr, zusätzlich natürlich auch um interne Verwaltungsaufgaben wie Personal, Organisation und Finanzen. Überall, wo die Stadt tätig wird, entstehen Verbindlichkeiten aus erhaltenen Lieferungen oder in Anspruch genommenen Dienstleistungen. Wie andere Wirtschaftsunternehmen auch muss die Stadt Rheinstetten diese Zahlungen ordnungsgemäß verbuchen und zwar nach den rechtlichen Vorgaben der kommunalen Haushaltswirtschaft.
Die offenen Rechnungen der Stadt werden entweder von den Gläubigern per Lastschrift eingezogen oder fristgerecht überwiesen. Beim Zahllauf, so nennt man das Überweisen aller tagesaktuellen Forderungen, müssen die Mitarbeiterinnen daher besonders die Fälligkeit der Zahlung beachten. Wie jede Privatperson kann auch die Stadt von Skonto und Rabatten profitieren, muss aber gleichzeitig darauf achten, dass sie für die anstehenden Zahlungen immer liquide ist.
Sämtliche Zahlungsbelege werden in einer digitalen Belegarchivierung seit 2011 abgelegt. So können auch nach vielen Jahren noch die kompletten Rechnungsunterlagen einfach und schnell aufgerufen werden. Im Zeitraum vom 25.04. – 31.12.2018 wurden z.B. 52.436 Belege digital erfasst.
Überweist man als Privatperson oder Unternehmen der Stadt versehentlich zu viel, behält diese nicht einfach dankend die „Spende“, sondern überweist das Geld zurück. Echte Spenden, z.B. an den Sozialfonds, müssen vom zuständigen Sachbearbeiter dokumentiert und vom Gemeinderat formal angenommen werden. Danach erstellt die Stadtkasse eine Bescheinigung für Spenden ab 201 €. Bis 200 € werden Spenden vom Finanzamt ohne Spendenbescheinigung gegen Vorlage des Kontoauszuges anerkannt. Auch Bescheinigungen über bezahlte Betreuungsgebühren für Kindergarten, Schülerhort und Kernzeit werden von der Stadtkasse zur Vorlage beim Finanzamt ausgestellt.
Was passiert, wenn jemand nicht bezahlt?
Wird eine Rechnung der Stadt nicht beglichen, erhalten die Zahlungspflichtigen eine Mahnung. Diese werden zum großen Teil automatisiert erstellt und verschickt, 2018 waren es rund 7000. „Nachdem die Mahnungen verschickt wurden, steht das Telefon die nächsten Tage nicht mehr still“, erklärt Kassenleiterin Sophia Leicht. Viele Bürgerinnen und Bürger kommen daraufhin persönlich bei der Stadtkasse vorbei, um ihre offene Forderung bar zu bezahlen. Dies sind beispielsweise Strafzettel für das Falschparken, ein Bußgeldbescheid für das Zu-schnelle-Auto-Fahren oder eine nicht bezahlte Miete. Eine gute Menschenkenntnis sowie Einfühlungsvermögen sind hier gefragt, denn die Mitarbeiterinnen der Stadtkasse begegnen unterschiedlich gestimmten Leuten: sehr freundlichen und für Späßchen aufgelegten und solchen, die nicht zahlungswillig sind und ihrem Ärger Luft machen.
Leider wird ein Großteil der angemahnten Forderungen nicht beglichen. Dann müssen die Mitarbeiterinnen im Bereich der Vollstreckung tätig werden, um die öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Forderungen doch noch für die Stadt zu erhalten. Dabei arbeiten sie beinahe wie Detektive, die auf verschiedenste Art und Weise Daten ermitteln und recherchieren. Wenn ein Schuldner beispielsweise umzieht, ohne sich umzumelden, muss er erst aufgespürt werden, um weitere Vollstreckungsmaßnahmen durchführen zu können. In diesen Fällen wird die Behörde, wo der Schuldner hingezogen ist, um Hilfe gebeten. Man spricht hier von Amtshilfeersuchen. Die Stadtkasse Rheinstetten erhält ihrerseits auch Anfragen anderer Behörden, die um Amtshilfe bitten. Weitere Maßnahmen können Pfändungen jeglicher Art (z.B. Arbeitseinkommen, Bankkonten, Sozialleistungen, Mietkaution), Gerichtsvollzieheraufträge, Sicherungshypotheken, manchmal sogar Erzwingungshaft sein. Dabei müsste es nicht in allen Fällen so dramatisch ablaufen. „Zahlungspflichtige können schriftlich beantragen, dass Forderungen gestundet oder eine Ratenzahlung vereinbart wird. Voraussetzung ist u.a., dass glaubhaft dargelegt wird, dass die vorgeschlagene Rückzahlungsvereinbarung auch eingehalten wird“, so Leicht.